AI自動配車システム

第1話｜すべては、予約の瞬間に決まっている

自動配車システムというと、
多くの人は「便利な機能」や「AIによる効率化」を思い浮かべます。

しかし、当社の自動配車システムは、
そうした文脈で語られるものではありません。

それは、教習所の事実を、正しい順番で発生させるための仕組みです。

自動配車は、30年前から動き続けている

当社では、1997年に自動配車システムの開発を開始し、
1998年の本稼働時から、現在と同じ考え方で運用してきました。

本稼働したその時点で、すでに

自動配車のための予約制限

は実現していました。

これは後から付け足した機能ではなく、
最初から前提として組み込まれていた設計です。

そしてこの考え方は、
これからもD-SAPに、そのまま受け継がれます。

「予約できる」とは、どういうことか

当社のシステムにおいて、

予約できる＝
自動配車が成立する可能性がある

という定義は、30年近く一度も変わっていません。

予約を先に受け、
あとから人が無理をして帳尻を合わせる。

そのような運用は、
最初から想定していません。

枠だけで管理すると、必ず破綻する

ある日、ある時間帯に
「3つの枠」があるとします。

その時間帯には、
指導員が3人勤務しています。

枠だけを見れば、
3人分予約できそうに見えます。

しかし、その3人が
全員、普通車の資格しか持っていなかった場合、
大型の教習は成立しません。

枠は空いている。
指導員も出勤している。
それでも、教習はできない。

前日に発生する「配車の準備」

多くの教習所では、

予約は一旦受ける
前日になってから
事務員が配車を調整する

という運用が行われています。

この前日の調整作業を、
現場では「配車の準備」と呼びます。

配車の準備では、

指導員の資格を確認する
足りなければ、休みの指導員に出勤をお願いする
それでも無理なら、教習生に予約変更をお願いする

という対応が日常的に行われます。

それは、今の時代には合わない

かつては、
「予約は取ってあげる」
という教習所が強い時代でした。

しかし今は、

前日や当日に呼び出される指導員
直前で予定を変えさせられる教習生
それを調整し続ける事務員

こうした運用は、
人に無理を強いる仕組みになっています。

もはや、
時代に合っているとは言えません。

教習生の状態は、さらに複雑

現実の教習では、

みきわめ
特別な教習
特定条件付きの教習

など、
特別な資格が必要な状態が数多く存在します。

これらを前日に人が手作業で修正する運用は、
すでに限界に来ています。

当社の設計は、最初から違う

当社の自動配車システムでは、

予約する瞬間に、
配車と同じチェックを行う

という設計を、
1998年の本稼働時から採用しています。

現在のD-SAPでは、
この判断を AIが自動で行います。

AIは、

・指導員の勤務と資格
・教習生の教習順番や状態
・車両や設備の利用状況

といった条件を総合的に照合し、
成立しない予約を事前に排除します。

そのため、

資格が合わない予約は、そもそも入らない
前日の「配車の準備」は不要
無理な指導員の工面も発生しない

予約の自動最適化という考え方

当社の自動配車では、
予約時に指導員まで決めたうえで配車チェックを行います。

すると、

特定の指導員に予約が偏る
人気の指導員の予約が取りづらくなる

という別の問題が生まれます。

そこで必要になるのが、
予約の自動最適化です。

予約の優先順位

当社のシステムでは、
予約に明確な優先順位を設けています。

指名予約
担当予約
フリー予約

この順番は、30年前から変わっていません。

指名予約と担当予約の最適化

指名予約は、
その指導員でなければ成立しない予約です。

もし、指名した指導員の枠に
すでにフリー予約が入っていた場合、

指名予約を優先し、
元々のフリー予約を
他の指導員へ自動で移動

します。

担当予約でも同じです。

担当に空きがあれば、そのまま割り当て
担当の枠にフリー予約が入っていた場合は、
フリー予約を自動で他の指導員へ移動

これらはすべて、
AIが全体の稼働バランスを考慮して自動で判断・処理します。

フリー予約は「仮置き」

フリー予約は、

指名予約
担当予約

がすでに入っている場合、
空きとは認識されません。

また、フリー予約は、

一旦、空きがある指導員に割り当て
予約全体の最適化により、指導員が変更される

という前提で処理されます。

つまりフリー予約は、
確定ではなく、仮置きです。

なぜ、指導員をすぐに見せないのか

この仕組みの結果として、

教習生は、予約時点では
指導員が誰か分からない

ようになっています。

教習生は、

教習所に来て
配車パソコンで配車処理（チェックイン）を行い

その時点で、
最終的に確定した指導員を知ります。

これは不親切なのではありません。

予約全体を最適化し、
無理のない配車を実現するための設計です。

デジタル教習原簿につながる理由

この自動配車の仕組みがあるからこそ、

デジタル教習原簿は、
事後入力のワープロにならなかった

教習の事実は、

予約時に成立し
教習で実行され
原簿として自然に残る

書くのではなく、積み上がる。

第1話のまとめ

自動配車は、
高度な機能ではありません。

教習所を無理なく回し続けるための前提条件であり、
人の調整作業を減らし、
生産性を安定させるための基盤です。

そしてこの前提は、
30年前から一度も変わらず、
これからもD-SAPに受け継がれていきます。

第2話｜なぜ他社システムは、できないのか

第1話では、
当社の自動配車が
**「予約の瞬間に、配車を成立させる設計」**であることを説明しました。

では、ここで自然に浮かぶ疑問があります。

なぜ、同じことを
他社の教習所システムは実現できないのか。

理由は、技術力の差ではありません。
考え方と前提条件の違いです。

理由①

「配車の準備」は、人がやるものだと思われている

多くの教習所では、
前日に事務員が行う

配車の準備

が、長年当たり前の業務として存在してきました。

その結果、

配車は人が調整するもの
システムは予約を取れれば十分

という意識が、
現場にも、システムメーカーにも定着しました。

つまり、

「予約時に配車チェックをしたい」

という要望そのものが、
メーカーに届いていなかったのです。

この前提のままでは、
AIを使う以前に、
最適化すべき対象そのものが
システムの外に置かれたままになります。

理由②

予約は「未来」、配車チェックは「予測」になる

予約は、多くの場合、

1ヶ月先
2ヶ月先

の教習を対象に行われます。

この時点で、
配車チェックをしようとすると、

指導員の勤務
資格
教習生の状態

は、すべて 未来の情報になります。

つまり、
配車チェックは「確定処理」ではなく
予測処理になります。

この予測ロジックは、
非常に複雑です。

明日の予約なら、簡単

例えば、

明日の予約
直近数日の予約

であれば、

勤務表はほぼ確定している
教習生の状態も把握できている

そのため、
配車チェックは比較的簡単です。

しかし、

1ヶ月先、2ヶ月先の予約で
同じことをやろうとするとどうなるか。

理由③

予約時点までに、情報を揃えておく必要がある

予約時に配車チェックを行うには、

指導員の勤務予定
指導員の資格
教習生の状態（みきわめ・特別教習など）
車両・装置の条件
料金条件

といった情報を、
予約する時点までに、すべて登録しておく必要があります。

これは、

面倒
手間がかかる
現場に負担がかかる

と感じられやすい作業です。

なぜ、そこまでやらなかったのか

答えはシンプルです。

前日の配車準備は、
事務員がやってくれていたから。

人が何とかしてくれるのであれば、

システムで厳密にやる必要はない
複雑な予測ロジックを作る必要もない

必要性も、ニーズも、存在しなかったのです。

結果として、
AIが活躍する余地も、
最初から生まれていませんでした。

結果として起きたこと

その結果、

予約と配車は分離された
配車の矛盾は前日に人が解消する
システムは「枠」を管理するだけ

という構造が、
業界全体に固定化されました。

この構造では、
どれだけ高性能なAIを導入しても、
生産性の本質的な改善にはつながりません。

当社は、前提を逆にした

当社が最初に決めたのは、

前日の配車準備を、
仕組みとして無くす

という前提でした。

そのために、

未来の勤務を前提に設計し
予測ロジックを組み込み
情報を早い段階で揃える

という、
遠回りに見える設計を選びました。

だから、簡単には真似できない

他社が同じことをやろうとすると、

業務フローを変える必要がある
事務員の役割を見直す必要がある
予約の考え方そのものを変える必要がある

単なる機能追加では済みません。

第2話のまとめ

他社システムが
「予約時に配車チェックできない」のは、

技術がないからではありません
努力が足りないからでもありません

必要だと思われてこなかったからです。

そしてその必要性を、
30年前に正面から引き受けたのが、
当社の自動配車システムでした。

この前提の違いが、
今もなお、
埋まらない差になっています。

第3話｜「配車の準備」が仕事でなくなると、何が起きるか

多くの教習所では、
前日に行われる

配車の準備

が、業務の中でも特に負荷の高い仕事になっています。

これは、
単なる事務作業ではありません。

「配車の準備」は、スーパー事務員の仕事

他社システムにおける配車の準備は、

指導員の勤務内容
指導員の資格
教習生の状態
教習の進み具合

これらをすべて頭に入れている人でなければできません。

いわば、

スーパー事務員

の仕事です。

やっているのは、予約の組み替えだけではない

配車の準備は、

予約の組み替え
空きの調整

といった作業だけでは終わりません。

現実には、

指導員が足りない
資格が合わない
教習が成立しない

といった問題が、
必ず発生します。

その結果、

有給休暇の指導員に出勤をお願いする
教習生に連絡し、予約変更をお願いする

という対応が必要になります。

成立させているのは、システムではない

この状態を正確に言うと、

教習を成立させているのは、
システムではなく、人

です。

しかも、

毎日
当たり前のように
誰にも評価されずに

行われています。

この属人的な調整作業こそが、
教習所の生産性を
静かに押し下げてきた要因でもあります。

この仕事が無くなると、何が起きるか

当社の自動配車システムでは、

前日の配車の準備
そのものが存在しません。

予約時点で配車が成立しているため、
前日に調整する必要がないからです。

さらに、
予約やシフトの見直しが必要な場合も、
AIが条件を整理し、
人が判断すべき点だけを残します。

その結果、
次のような変化が起きます。

① 事務所に「余裕」が生まれる

毎日、前提になっていた

明日の配車、大丈夫か
何か抜けていないか

という緊張がなくなります。

事務員は、

電話に追われる
調整に追われる

状態から解放されます。

これは、
単なる時間短縮ではなく、
業務の質そのものが変わるという変化です。

② スーパー事務員に依存しなくなる

特定の人しかできない仕事がなくなると、

引き継ぎができる
休める
辞められても回る

組織になります。

これは、
AIによって判断の土台が共有され、
属人化が解消されるということです。

③ 指導員が、予定どおり休める

前日に、

「明日出られませんか？」
「急ですが、お願いできませんか？」

と連絡が入ることがなくなります。

有給休暇は、
本来の意味どおり
休むためのものになります。

④ 教習生の予定が、崩れない

教習生に、

直前で予定変更をお願いする
電話で謝り続ける

必要もなくなります。

教習生にとっても、

予約した教習は、予定どおり行われる

という、
当たり前の安心が戻ります。

本当に起きている変化

「配車の準備」が無くなることで起きるのは、
効率化ではありません。

余裕
信頼
安定

です。

第3話のまとめ

前日の配車の準備は、
長年、
人の努力で支えられてきました。

しかしそれは、

必要な仕事
ではなく
無くせなかった仕事

です。

当社の自動配車システムは、
この仕事を
仕組みとして発生させない設計を選びました。

その結果、

事務員が疲弊しない
指導員が無理をしない
教習生の予定が守られる

教習所の「日常」が、
静かに変わります。

第4話｜予約の自動最適化

第1話から第3話までで説明してきたとおり、
当社の自動配車システムでは、

予約時に、配車と同じチェックを行う

という設計を採用しています。

その結果、
ほとんどのケースで、配車は最初から成立します。

それでも、稀に起きる例外

教習所の現場では、
どうしても次のようなことが起きます。

教習生の状態が変わる
みきわめの結果が想定と違う
教習の進み具合が前後する
予定していた条件が変わる

これらは、
予約時点では正しかった前提が、
前日までに変わってしまうケースです。

頻繁に起きるわけではありませんが、
ゼロにはできません。

人がやるか、仕組みでやるか

従来のシステムでは、
このズレをすべて

前日の配車準備
＝スーパー事務員の長時間作業

で解消してきました。

当社は、
ここでも前提を変えました。

「予約の自動最適化」という考え方

当社のシステムには、

予約の自動最適化

という仕組みがあります。

これは、

ワンクリックで
その時点での最新条件をもとに
予約全体を自動で組み直す

機能です。

AIが、
指導員の勤務・資格、
教習生の状態や教習順番、
車両・装置の利用状況などを整理し、
今この瞬間に最も無理のない状態を計算します。

何回やってもいい

この予約最適化は、

1回しかできない
慎重にやらなければいけない

ものではありません。

何回やっても大丈夫

です。

ボタンをクリックした
その時点で、最適な予約状態になります。

事務員が、

頭の中で全体を組み立て直す
影響範囲を想像する

必要はありません。

エラーになりそうな予約を、自動で見つける

予約最適化を行うと、

自動で組み替えられる予約
自動では解決できない予約

が、はっきり分かれます。

当社のシステムでは、

配車にエラーになりそうな予約

を自動で検出し、
配車一覧画面に表示します。

人がやるべき仕事だけが残る

この画面に表示されるエラーは、

単なる予約の入れ替え
指導員の自動調整

では解決できないものです。

例えば、

根本的に条件が足りない
教習生と相談が必要
運用判断が必要

こうしたケースだけが、
人の判断として残ります。

何が変わったのか

予約の自動最適化によって、

スーパー事務員が
長時間かけて行っていた作業
頭の中だけで成立していた調整

は、不要になります。

人がやるのは、

本当に、人が判断すべきことだけ

になります。

第4話のまとめ

予約の自動最適化は、

便利な機能
高度なAI

ではありません。

人が無理をしてやっていた仕事を、
仕組みに戻しただけです。

その結果、

配車は安定し
事務所に余裕が生まれ
属人化が消える

そして、
スーパー事務員に頼らなくても
教習所が回るようになります。

第5話｜人が判断すべき仕事だけが残った

当社の自動配車システムが、
「事前の配車」を必要としない設計になっているのには、
はっきりとした理由があります。

それは、
30年前の教習所システムが抱えていた
ある“当たり前”への違和感でした。

予約は、仮だった

30年前、
オフコン時代の教習所システムには
インターネット予約はありませんでした。

予約システムは存在していましたが、
その実態は、

予約というより、
仮予約に近いもの

でした。

なぜなら、

前日になって変更の連絡が来る
それが当たり前
誰も疑問に思っていない

そんな時代だったからです。

私たちが、変えたかったこと

当社が変えたかったのは、
便利さではありません。

予約を、約束にしたい

という、
ごく当たり前のことでした。

そのためには、

予約を取ってから調整する
人が無理をして成立させる

という考え方を、
根本からやめる必要がありました。

厳しいチェックは、優しさだった

予約時に、
配車と同じ厳しいチェックを行う。

一見すると、

融通が利かない
厳しいシステム

に見えるかもしれません。

しかしこれは、

後で人を困らせないための厳しさ

です。

AIによるチェックは、
人の代わりに判断を奪うものではなく、
判断の前提条件を確実に揃えるためのものです。

「事前の配車」が不要になった理由

予約時点で、

配車が成立している
条件が揃っている

からこそ、

前日にやるべき
「配車の準備」が無くなる

のです。

調整が必要なケースだけを、
予約の自動最適化で洗い出し、
それでも解決できないものだけが残る。

残った仕事は、判断だけ

その結果、
事務員の仕事は、

機械的な組み替え
無理な調整

ではなく、

教習生と相談し、
納得してもらうための調整

だけになりました。

ここは、
人でなければできない仕事です。

自動化しなかった仕事

当社のシステムは、

すべてを自動化しよう
人を不要にしよう

とはしていません。

むしろ、

人が判断すべき仕事を、
最後まで人に残す

ために、
それ以外を仕組みに任せました。

第5話のまとめ

予約時に、
あえて厳しくチェックすることで、

予約は仮ではなくなり
約束になり
事前の配車は不要になった

そして、
人の仕事は、

判断すべきことだけ

が、静かに残りました。

これが、
30年前から変わらない
当社の自動配車の思想です。

第6話｜自動化の境界線を、どこに引いたか

ここまで、
当社の自動配車システムが、

どこまで自動化しているか
なぜそこまで自動化したか

を説明してきました。

では、最後に残る問いがあります。

なぜ、すべてを自動化しなかったのか。

当社は、予約時の最適化を「制限」した

当社のシステムには、
予約の自動最適化という仕組みがあります。

しかし、この最適化は、
あえて制限しています。

その理由は明確です。

教習生に、事前に相談すべきことまで
自動化すべきではない

と考えたからです。

AIによる最適化は、
万能であれば良いわけではありません。

自動化しなかったもの①

予約時間の変更

予約時間の変更は、

教習生の生活
仕事や学校の予定

に、直接影響します。

システムの都合で、

勝手に時間が変わる
知らないうちにずれている

そんな予約は、
約束とは言えません。

そのため、
予約時間の変更は、
自動化しませんでした。

自動化しなかったもの②

指名した指導員からの変更

指名予約は、

教習生が理由を持って選んだ
信頼を前提にした

予約です。

これを、

システムの最適化
効率のため

という理由で
無断で変更することはしません。

指名の変更は、
必ず事前に相談すべきことだと
考えています。

自動化しなかったもの③

教習計画（教習順番）の変更

教習計画、
すなわち教習の順番は、

警察に事前に届け出ている
教習所が守るべきルール

です。

この計画を、
システムが勝手に組み替える。

それは、

自動化ではなく、違反

になります。

そのため、
教習計画を変更するような自動化は、
最初から行っていません。

境界線の引き方

当社が引いた
自動化の境界線は、
とてもシンプルです。

人に説明が必要なものは、自動化しない。

教習生に説明が必要
納得を得る必要がある
責任を伴う判断

これらは、
最後まで人の仕事として残しました。

自動化したのは、事実と計算だけ

逆に、当社が
迷いなく自動化したのは、

事実の確認
条件の照合
計算と最適化

です。

ここに
感情や説明は存在しません。

AIは、
人の代わりに悩むのではなく、
人が悩まなくてよい部分を引き受けています。

第6話のまとめ

当社の自動配車システムは、

どこまで自動化するか
どこで止めるか

を、30年前に決めました。

自動化の目的は、

人を減らすことでも
楽をすることでもありません。

人が判断すべき仕事を、
守るためです。

この境界線があるからこそ、

予約は約束になり
教習は安定し
現場は壊れない

これが、
当社がD-SAPに引き継いだ
自動配車の設計思想です。

第7話｜自動スケジュール表作成

教習所の予約は、
本来「1回ずつ取るもの」ではありません。

入校から卒業まで、
ひと続きの流れとして存在しています。

その流れを、
最初から最後まで一気に形にするのが、
当社の自動スケジュール表作成機能です。

入校から卒業までを、まとめて作る

自動スケジュール表作成機能では、

入校から
卒業までの教習予定を

まとめて作成します。

教習生ごとに、

どの順番で
どの教習を
いつ行うか

を、最初に可視化できます。

これは、
行き当たりばったりの予約ではなく、
入校時点で卒業までの見通しを立てるという考え方です。

教習計画どおりに、予約を入れる

この機能では、

教習計画（教習順番）どおりに、
システムが一気に自動で予約を取ります。

ここで重要なのは、

勝手に順番を変えない
都合の良い順に並べ替えない

という点です。

警察に届け出ている
教習計画を、
そのまま守ります。

AIは、
計画を作り替えるためではなく、
計画を正しく実行するために使われています。

予約の中身は、すべて「本物」

スケジュール表作成で行われる予約は、

まとめて
自動で

行われますが、
中身は省略されていません。

予約時には、

画面から、ひとつひとつ予約を取るのと
同じ配車チェック

が、すべて行われます。

そのため、

条件を無視した予約
後で調整が必要な予約

は入りません。

手動予約と、結果は同じ

自動スケジュール表で作られた予約は、

事務員が
ひとつひとつ手動で予約した場合と
まったく同じ結果

になります。

違うのは、

人がやるか
システムが一気にやるか

だけです。

これにより、
時間のかかる計画作業を短縮しつつ、
結果の品質は落とさない、
という生産性向上が実現します。

スケジュールは、作り直せなければ意味がない

教習は、
計画どおりに進まないこともあります。

例えば、

インフルエンザに感染して
数日、教習を休まざるを得なかった

そんな教習生も、
現実には必ず出てきます。

スケジュール再作成という考え方

当社のシステムでは、
スケジュールの再作成が可能です。

スケジュールを作り直したい
開始日を指定するだけで、

その日以降の予約を、
自動で組み直します。

すでに終わった教習には触れず、
必要な部分だけを、
自動で調整します。

すでに終わった教習には触れず、
必要な部分だけを、
AIが条件を整理しながら調整します。

「全部やり直し」ではない

この仕組みは、

最初から全部作り直す
人が一件ずつ変更する

ものではありません。

予定が変わった部分だけを、
仕組みでやる

という考え方です。

人の仕事は、判断だけ残る

スケジュール再作成によって、

長時間の組み直し
全体を見渡しながらの調整

は不要になります。

それでも、

教習生と相談が必要なこと
個別の事情への対応

は、人が判断します。

合宿教習では、必須の機能

合宿を行っている教習所では、

入校日が決まっている
卒業日もほぼ決まっている

ため、
この機能は必須です。

途中で崩れない、
そして崩れても立て直せる
スケジュールが必要だからです。

合宿をしない教習所でも使われている

この機能は、
合宿教習専用ではありません。

短期プラン
ハイスピードプラン

といった、

早く卒業したい教習生向けのプラン

でも、
広く利用されています。

第7話のまとめ

自動スケジュール表作成は、

予約を楽にするための機能
まとめて入れるための機能

ではありません。

入校から卒業までの約束を、
最初に作り、
必要な時に、壊さず直すための仕組みです。

そしてこの機能もまた、

予約時に配車チェックを行う
教習計画を守る
人が判断すべきところは残す

という、
当社の自動配車システムの思想の上に成り立っています。

第8話｜マイスケジュール

自動スケジュール表作成の前に、
もう一つ、重要な仕組みがあります。

それが、
マイスケジュールです。

スケジュールを作る前に、本人の予定を知る

マイスケジュールは、

教習生が、
自分の予定を
自分で登録するための機能

です。

教習生は、
自分のスマホから、

来校できない日
来校できる日
来校できる日の、来校可能な時間帯

を、あらかじめ登録します。

「空いている枠」から選ばせない

従来の予約では、

教習所が用意した枠の中から
教習生が選ぶ

という形が一般的でした。

マイスケジュールは、
この発想を逆にします。

先に、教習生の生活がある

という前提に立ちます。

自動スケジュール表は、マイスケジュールが前提

自動スケジュール表作成では、

マイスケジュールで
「来校できる」と登録された日だけ

を対象に、
予約を取ります。

来校できない日は、最初から除外
来校できる日でも、時間帯を超えた予約は入らない

そのため、

作られるスケジュールは、
机上の計画ではありません。

完全に、オーダーメイドの予約

この仕組みによって、

教習所の都合
枠の空き

ではなく、

教習生一人ひとりの生活に合わせた
教習スケジュール

が作られます。

同じプランでも、
同じスケジュールになることはありません。

AIは、
空き枠を押し付けるのではなく、
生活の制約の中で成立する選択肢だけを整理します。

教習生が「守れる」スケジュール

マイスケジュールを使うことで、

行けない日に予約が入らない
無理な時間帯に教習が入らない

結果として、

教習生自身が
守れるスケジュール

になります。

これは、
欠席やキャンセルを減らし、
教習の継続率を高めることにもつながります。

事務員が聞かなくてよくなる

この機能があることで、

いつ来られますか
この日はどうですか

といった確認を、
事務員が何度も行う必要がなくなります。

予定は、

教習生自身が、
自分の責任で登録する

からです。

事務所の確認作業が減ることで、
受付業務全体の生産性も向上します。

第8話のまとめ

マイスケジュールは、

便利な入力機能
予約の前処理

ではありません。

教習の主語を、
教習所から教習生に戻す仕組みです。

このマイスケジュールがあるからこそ、

自動スケジュール表作成は現実的になり
予約は約束になり
教習は続けやすくなる

自動配車システムは、
ここでも一貫して、

人の生活を壊さない

という境界線を守っています。

第9話｜スマホ配車

教習生の認識方法は、
これまで何度も進化してきました。

磁気カード
リライトカード
ICカード
バーコード

紙の教習原簿の時代には、
原簿検索機から紙の教習原簿を取り出す必要があり、
これらのカードと
教習原簿を連動させて運用していました。

カード時代の「当たり前」

磁気カードやICカードの時代は、

教習生がカードを忘れる
カードが折れる
磁気が弱くなる

といった理由で、

配車手続き（チェックイン）ができない

ことが、日常的に起きていました。

そのたびに、

本人確認
原簿確認
再発行や手動対応

が必要になり、
事務員の仕事が増えていきました。

紙を出す配車処理の限界

以前は、配車処理を行うと、

配車券

という紙を印刷していました。

レシートプリンタ
レーザープリンタ

から紙を出します。

しかし現場では、

用紙切れ
トナー切れ
朝の電源入れ忘れ
停電後の電源未投入

などが重なり、
配車場所がパニック状態になることもありました。

これは、
現場の努力では解決できない構造的な問題でした。

スマホ配車という発想

現在のスマホ配車では、

教習生のスマホに表示された
バーコードを
リーダーにかざすだけ

で、配車処理が完了します。

教習開始の時間、車両の番号、指導員の名前が
自分のスマホの画面に表示されます。

磁気カードやICカードと違い、
スマホは、ほとんどの教習生が必ず身につけています。

そのため、

忘れて配車できない
再発行が必要

といったトラブルは、
ほぼなくなりました。

紙を出さない配車

スマホ配車では、

配車結果が
リアルタイムで
スマホの画面に
教習開始の時間、車両の番号、指導員の名前
が表示されます。

紙を印刷する必要はありません。

これにより、

用紙切れ
トナー切れ
プリンタ故障

といった心配も、
すべてなくなりました。

配車処理が止まらないことは、
そのまま現場の生産性向上につながります。

ETCのような配車体験

スマホ配車は、

高速道路の料金所のETC

のように、

つまることなく
流れるように

配車手続きが進みます。

特に、

送迎バス到着後
朝の混雑時間帯

でも、
長蛇の列ができなくなりました。

事務員の負担が消える

ペーパーレスは、

紙代
トナー代

を削減するだけではありません。

プリンタの購入
メンテナンス
トラブル対応

そのすべてが不要になります。

「すぐ対応しなければならない」
という事務員の緊張も、
なくなりました。

カードライター時代の苦労

磁気カードやリライトカードでは、

カードに情報を書き込む
カードライターを使う

必要がありました。

このカードライターは、

数十万円する高価なハードウェア
書き込みに時間がかかる

もので、
入校日の忙しさの原因でもありました。

カードの破損や磁気不良による
確認作業や再発行も、
事務員の仕事でした。

ICカードでも残る問題

ICカードも、

教習生情報との紐付け登録
教習生からカードを預かって作業

が必要でした。

Suicaやnanacoなどのカードを
目の前で預かって登録するため、

入校日に長蛇の列
事務員は急ぎ作業

という状況が発生していました。

カードを無くしたり、
破損した場合の対応も、
やはり必要でした。

スマホ配車は、登録すらいらない

スマホ配車では、

教習原簿アプリで
必要な登録を行うだけで

システムと連動します。

事務員は、
何もしません。

スマホのバーコードは、
自動で表示されます。

ここでも、
人がやっていた作業を
仕組みに戻しています。

教習生の体験が変わる

スマホ配車では、

自分のスマホをかざす
その場で

日付
時間
指導員の名前
車の番号

が、画面に表示されます。

最初の頃は、

「えっ、スマホで分かるの？」

と驚く教習生が多いそうです。

第9話のまとめ

スマホ配車は、

新しい認証技術
流行の仕組み

ではありません。

教習生のストレスをなくし、
事務員の仕事を減らし、
現場を詰まらせないための設計です。

そしてこの仕組みもまた、

デジタル教習原簿
自動配車
予約の最適化

すべてが正しくつながっているからこそ、
自然に成立しています。

第10話｜配車は、教習所の能力

配車手続きは、
単なる事務作業ではありません。

配車は、教習所そのものの能力です。

配車が、教習所の成果を決める

配車が適切にできれば、

教習は無理なく回り
教習の効率は上がり

配車が適切にできなければ、

無駄な空きが生まれ
教習の効率は下がります。

つまり配車は、

売上と利益に直結する、
最も重要な手続き

です。

配車で変わるもの

配車の良し悪しは、
次の点に大きく影響します。

指導員の空きを無くす
複数教習の枠を増やす
複数教習の稼働率を上げる
ドタキャンの穴を埋める
教習生と約束した予約を守る

これらはすべて、

配車システムと、
スーパー事務員の努力

によって、大きく変わります。

配車の歴史を、段階的に見る

ここで一度、
配車の変遷を振り返ってみます。

〔1〕コンピュータが無い時代

教習する指導員が
自分で教習予定を確認
経験と勘が、すべて

〔2〕コンピュータが導入された時代

予約と配車は別物
前日に「配車の準備」が必要
人が帳尻を合わせる運用

〔3〕予約と配車が一体になった時代

予約時に、配車のチェックまで行う
事前の配車が不要
予約は約束になる

指標が出てくると、戻れなくなる

稼働率や、
複数教習の稼働率といった
数値での評価指標が出てくると、

〔1〕や〔2〕のやり方では
対応が難しくなります。

現場の努力だけでは、
限界が見えてくるからです。

ここで初めて、
配車は「感覚」ではなく
「経営指標」として扱われるようになります。

それでも、人の仕事は残る

〔3〕のシステムがあったとしても、

ドタキャンへの対応
稼働率を上げるための
教習生の手配

は、
事務員の仕事として残ります。

システムは、
あくまで土台です。

AIや自動化は、
人の判断を消すためではなく、
判断しやすくするために存在します。

配車は、結果として売上になる

配車は、

効率
稼働率
約束の履行

これらすべての結果として、

売上に直結します。

だからこそ、
配車は軽く扱えません。

配車を整えることは、
そのまま
生産性を整えること
に直結します。

まだ、進化の余地はある

配車は、
完成された分野ではありません。

もっと無理なく
もっと分かりやすく
もっと現場に優しく

する余地は、
まだまだ残っています。

第10話のまとめ

配車は、

システムの話ではなく
事務作業の話でもなく

教習所の経営そのものです。

当社の自動配車システムは、

現場の努力を無駄にせず
判断すべき仕事を人に残し
結果を、売上につなげる

ための土台として、
これからも進化を続けます。